[굿모닝충청 서상윤 Talk~톡 스피치 대표] 우리는 지난 시간에 기획에 대한 출발로부터 아이디어를 떠올리는 일에 대해서 알아봤습니다. 이번에는 기획서의 작성에 대해서 알아보고자 합니다.
기획서를 작성하는 것이 몇 가지 기법을 안다고 해서 해결되는 것은 아닙니다. 많은 시행착오를 통해서 하나씩 체득화 되어 가는 과정이 필요합니다. 그런데 기획서 작성에 대한 기본지식이 없이 덤비는 것보다는 기획서를 작성하는 기본 구조 즉 논리, 표현력, 무엇을 어떻게 하겠다는 계획 등 핵심 요소를 알고 시도한다면 훨씬 생산적인 효과를 거둘 수 있을 것입니다. 따라서 기획서 작성 부분에 대해 3가지로 정리해 보려고 합니다.
첫째로 기획서는 기본구조 즉 두문·본문·결문의 흐름을 제대로 갖추고 있어야 합니다. 두문의 경우는 제목의 흡입력을 먼저 보아야 합니다. 상사가 기획서를 펼쳐 보자마자 ‘무슨 내용이 지?’ 라고 질문을 한다면 그 기획서는 첫 단추부터 어긋난 것으로 보아야 합니다. 필요시 부제목을 사용하여 범위를 압축시키고 괘선이나 칼라선 등을 사용하여 시각성을 높일 필요도 있습니다. 다음은 개요부분입니다. 여기에는 기획을 하게 된 배경과 목적(목표)이 포함됩니다. 배경은 기획의 주제를 둘러 싼 내 외부 환경의 흐름과 그 환경 속에서 어떤 문제를 해결해야 하는가? 어떤 장점을 살리고 어떤 단점을 보완해야 하는가에 대해 간단히 요약합니다. 목적은 포괄적인 방향을 제시하고, 목표는 정량성을 담아 구체적으로 설정하는 데 무엇을, 언제까지, 어느 수준까지 하겠다는 내용이 제시되어야 합니다. 다음은 본문입니다. 본문의 구성(문제해결형 기획)은 현황파악→원인분석→대책개발→세부계획의 구조를 갖춥니다. 구조에 대한 기본이 약하게 되면 백화점식으로 나열하게 되어 상사를 무척 혼란스럽게 합니다. 다음은 결문입니다. 결문에서는 기획안에 실행되었을 경우 얻게 되는 기대효과가 정성적 정량적으로 간결하게 언급되어야 합니다. 결문의 깔끔한 처리는 기획서 전체의 이미지를 높여주는 매우 중요한 요소입니다.
둘째는 논리입니다. 간단한 기획서는 구조만 튼튼해도 논리성이 확보됩니다. 현황파악→원인분석→대책개발→세부계획의 틀만 갖추어도 논리가 지켜질 수 있습니다. 현황파악은 기획하려는 주체가 처한 환경을 구체적으로 정리하는 것입니다. 주로 내·외부 환경을 요약하는 것입니다. 현황을 파악해 본 결과 문제나 과제가 보이면 요약해서 제시해 줍니다. 원인분석은 현황파악에서 드러난 문제의 원인을 인과관계에 바탕을 두고 필요한 정보나 지식을 활용하여 작성합니다. 대책개발은 현황파악에서 드러난 문제의 해결안을 찾는 과정으로서 실행 가능성에 주안을 두되, 상사를 설득할 수 있는 강력한 메시지로 표현해야 합니다. 그리고 모든 것을 다하겠다는 욕심을 버리고 보유한 자원과 역량, 시간을 고려하여 선택과 집중을 해야 합니다. 집중하지 않으면 차별화하기 어렵고, 차별화 없이는 인정받기 어렵기 때문입니다. 세부 계획은 무엇을 어떻게 하겠다는 내용을 담습니다. 정성적인 표현보다는 정량적으로 작성하고 6하 원칙을 제대로 지키면서 작성합니다. 이때 추진내용, 일정, 예산, 담당부서 등을 구체적으로 반영합니다. 결문에 들어갈 기대효과는 기획입안 당시에 설정한 목적은 달성되었는지 점검한 다음 추가로 얻을 수 있는 효과에는 어떤 것들이 있는 지 확인하고 정리 합니다.
셋째는 표현이 간결해야 합니다. 기획서는 논리적 구조를 지녀야 하므로 자칫 긴 문장으로 표현하기 쉽습니다. 이를 막기 위해서는 간단성, 명료성, 구체성을 떠올려야 합니다. 간단성을 위해서는 문장이 짧아야 합니다. 문장의 길이가 30자가 넘지 않도록 단문으로 작성하는 것이 좋습니다. 명료성을 위해서는 주어와 서술어를 최대한 가깝게 위치시켜 이해도를 높이고, 지나치게 수식어를 사용하지 않도록 합니다. 구체성 있는 표현을 위해서는 정량적 표현과 6하 원칙, 보조언어 등을 사용하면 좋습니다.
지금까지 기획서 작성에 대해 포인트 위주로 정리해보았습니다. 기획서의 틀에 본 내용을 맞추어 작성도 해보고 점검도해 보면 많은 도움이 되리라 생각합니다. 직장인의 하루는 기획으로 시작하고 문서로 마감합니다. 그리고 그 문서는 본인의 얼굴이라고 해도 과언이 아닙니다. 경쟁은 점점 더 치열해지고 해야 할 일은 자꾸 늘어만 가는 작금의 시대에 스스로를 위한 전략과 기획, 나아가 효과적인 표현을 통해 개인적으로 인정받고 조직의 성과창출에 기여할 수 있는 훌륭한 기획자가 되기를 바랍니다.
